La guía definitiva de la gestión de proyectos: El PMBOK

A continuación es una breve reseña de lo que es el PMBOK, sus áreas de conocimientos, el triangulo de hierro, los grupos de procesos, los 49 procesos hasta la versión 6, y un ejemplo sobre 1 proceso en particular.

El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es una guía de referencia ampliamente reconocida en el campo de la gestión de proyectos. Es publicada por el Project Management Institute (PMI) y describe los estándares, mejores prácticas y conocimientos fundamentales necesarios para gestionar proyectos de manera efectiva.

El PMBOK abarca una amplia gama de áreas de conocimiento relacionadas con la gestión de proyectos. Las 10 áreas de conocimiento conforman un total 49 procesos:

1. Gestión de la Integración del Proyecto: 7 procesos.
2. Gestión del Alcance del Proyecto: 6 procesos.
3. Gestión del Cronograma del Proyecto: 6 procesos.
4. Gestión de los Costos del Proyecto: 4 procesos.
5. Gestión de la Calidad del Proyecto: 3 procesos.
6. Gestión de los Recursos (humanos) del Proyecto: 6 procesos.
7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: 4 procesos.
8. Gestión de los Riesgos del Proyecto: 7 procesos.
9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: 4 procesos.
10. Gestión de los Interesados del Proyecto(stakeholders): 4 procesos.

*Estas representan el famoso triangulo de hierro que todo proyecto debe prever y respetar desde lo más básico. Supongamos la siguiente regla(en rojo en impacto negativo, y en azul impacto positivo) para las siguientes restricciones o áreas de conocimientos:

• Si Suben los alcances: repercuten en Alzar los costos y Extender los tiempos.
• Si Bajan los costos: repercuten en Bajar los Alcances y Extender los tiempos.
• Si se contraen los tiempos: repercuten en Bajar los Alcances y alzar los costos.

Con este ejemplo debemos tener cuidado con encontrar un equilibrio. Ahora debes pensar en las demás restricciones como la Calidad y Los riesgos incluirlas en la ecuación.

Las áreas de conocimiento están alineadas a los grupos de procesos de la gestión de proyectos:

1. Inicio
2. Planificación
3. Ejecución
4. Monitoreo y control
5. Cierre

La guía del PMBOK proporciona una estructura y un marco de referencia para la gestión de proyectos, estableciendo procesos, técnicas y herramientas que pueden ser utilizados por los profesionales en la dirección y ejecución de proyectos. También define los roles y responsabilidades de los miembros del equipo de proyecto y los principales conceptos y términos utilizados en la disciplina de gestión de proyectos.

Áreas de Conocimiento/Grupos de procesos–>	Inicio	Planificación	Ejecución	Monitoreo y Control	Cierre
Integración del Proyecto	Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto	Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto	Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto	Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto	Cerrar el Proyecto
Alcance del Proyecto		Planificar la Gestión del Alcance; Recolectar Requisitos; Definir el Alcance; Crear las Estructura de Árbol EDT/WBS.		Controlar el Alcance; Verificar(validar) el Alcance
Cronograma del Proyecto		Planificar la Gestión del Cronograma; Definir las actividades; Secuenciar las Actividades; Estimar la duración de las actividades; Desarrollar el Cronograma		Controlar el Cronograma
Costos del Proyecto		Planificar la Gestión de los Costos; Estimar los Costos; Determinar el Presupuesto		Controlar los Costos
Calidad del Proyecto		Planificar la Gestión de la Calidad	Realizar el Aseguramiento de Calidad	Controlar la Calidad
Recursos (Humanos) del Proyecto		Planificar la Gestión de los Recursos; Estimar los Recursos de las actividades	Adquirir Recursos; Desarrollar el Equipo; Dirigir el Equipo	Controlar los Recursos Humanos
Comunicaciones del Proyecto		Planificar la Gestión de las Comunicaciones	Gestionar las Comunicaciones	Controlar las Comunicaciones
Riesgos del Proyecto		Planificar la Gestión de los Riesgos; Identificar los Riesgos; Realizar el análisis cualitativo de los riesgos; Realizar el análisis Cuantitativo de los Riesgos; Planificar la respuesta a los Riesgos	Implementar la respuesta a los riesgos	Controlar los Riesgos
Adquisiciones del Proyecto		Planificar la Gestión de las Adquisiciones	Realizar las Adquisiciones	Controlar las Adquisiciones	Cerrar las Adquisiciones
Interesados del Proyecto	Identificar a los Interesados	Planificar la Gestión de los Interesados	Gestionar la Participación de los Interesados	Controlar la Participación de los Interesados

Supongamos, a modo de ejemplo, queremos trabajar en Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto basados en el PMBOK 6. Para aquello debemos revisar en que consiste este proceso tanto las Entradas, las Herramientas y Técnicas, y las Salidas.

Las actividades de entrada para el proceso “Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto” del PMBOK 6 incluyen:

1. Declaración del trabajo del proyecto (Statement of Work, SOW): Proporciona una descripción de alto nivel de los productos, servicios o resultados que se esperan del proyecto.
2. Contrato: Si el proyecto se lleva a cabo en el contexto de un contrato formal, este documento puede servir como una entrada importante para establecer los términos y condiciones del proyecto.
3. Acuerdos comerciales: Cualquier acuerdo comercial o contractual relacionado con el proyecto, como acuerdos de proveedores o contratos con terceros, debe considerarse al desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
4. Factores ambientales de la empresa: Los factores ambientales de la empresa, como la cultura organizativa, las políticas y procedimientos existentes, las normas de la industria y las regulaciones gubernamentales, pueden influir en la creación del Acta de Constitución del Proyecto.
5. Activos de los procesos de la organización: Los activos de los procesos de la organización, como plantillas, formatos, directrices o lecciones aprendidas de proyectos anteriores, pueden proporcionar un marco útil para desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
6. Registro de interesados: El registro de interesados contiene información sobre los stakeholders involucrados en el proyecto, lo que puede ayudar a identificar a los interesados relevantes que deben considerarse al desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
7. Caso de negocio: El caso de negocio proporciona información sobre los beneficios esperados, los costos estimados y las consideraciones financieras relacionadas con el proyecto. Esto puede ayudar a establecer la justificación y los objetivos del proyecto en el Acta de Constitución.
8. Expertos en la materia: La colaboración con expertos en la materia puede ser valiosa para comprender las necesidades y los requerimientos del proyecto, así como para garantizar la precisión y la adecuación del Acta de Constitución del Proyecto.

Las Herramientas y técnicas aplicadas para el proceso “Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto” del PMBOK 6 incluyen:

1. Juicio de expertos: Se busca la opinión y el conocimiento de expertos en la materia o profesionales con experiencia relevante en proyectos similares para asegurar la precisión y la integridad del Acta de Constitución del Proyecto.
2. Recopilación de datos: Se lleva a cabo la recopilación de datos pertinentes para desarrollar el Acta de Constitución, lo cual puede incluir la revisión de documentación existente, entrevistas con stakeholders y análisis de datos relevantes.
3. Reuniones: Se realizan reuniones con los stakeholders clave, como el patrocinador del proyecto y otros interesados relevantes, para discutir y acordar los elementos clave del Acta de Constitución del Proyecto.
4. Análisis de documentos: Se realiza un análisis de documentos existentes relacionados con el proyecto, como declaraciones de trabajo, contratos, acuerdos comerciales, políticas organizacionales y otros documentos relevantes, para obtener información valiosa y asegurar la coherencia entre los diferentes documentos.
5. Técnicas facilitadoras: Se utilizan técnicas facilitadoras, como la lluvia de ideas, el pensamiento visual y las técnicas de resolución de problemas, para estimular la creatividad y fomentar la colaboración en la elaboración del Acta de Constitución del Proyecto.
6. Estudio de casos: Se puede realizar un estudio de casos de proyectos similares anteriores para obtener lecciones aprendidas y mejores prácticas que puedan aplicarse al desarrollo del Acta de Constitución.
7. Análisis de expertos: Se puede realizar un análisis por parte de expertos para evaluar la viabilidad del proyecto, identificar riesgos potenciales y evaluar los beneficios y costos esperados.

Por último las Salidas para el proceso “Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto” del PMBOK 6 incluyen:

1. Acta de Constitución del Proyecto: Es el documento que autoriza formalmente el inicio del proyecto. Contiene información clave como el propósito, objetivos, alcance, requisitos iniciales, partes interesadas, restricciones y supuestos del proyecto. El acta de constitución del proyecto establece la base para la toma de decisiones y proporciona una referencia para el equipo del proyecto y las partes interesadas.
2. Supuestos y restricciones: Estas son declaraciones o condiciones que se consideran verdaderas o se imponen en el proyecto, y pueden tener un impacto en la planificación y ejecución del mismo. Los supuestos son factores considerados como ciertos, pero que no se pueden garantizar, mientras que las restricciones son limitaciones que pueden afectar la forma en que se lleva a cabo el proyecto.
3. Lista de partes interesadas: Es un registro que identifica a todas las partes interesadas relevantes para el proyecto, incluyendo a los patrocinadores, clientes, usuarios finales, equipo del proyecto y otros grupos o individuos que puedan afectar o ser afectados por el proyecto. La lista de partes interesadas proporciona información importante para la comunicación y gestión de las expectativas de las partes interesadas a lo largo del proyecto.
4. Enunciado del trabajo inicial: Es una descripción resumida de los resultados esperados del proyecto y los productos entregables que se deben lograr. El enunciado del trabajo inicial ayuda a definir el alcance general del proyecto y proporciona una visión inicial de lo que se espera lograr.

Estas actividades de entrada, herramientas y técnicas, y salida proporcionan la información necesaria para desarrollar un Acta de Constitución del Proyecto sólida y completa, que sirva como autorización formal para el inicio del proyecto y establezca las bases para su planificación y ejecución.

Es importante destacar que el PMBOK no es una metodología o un enfoque específico de gestión de proyectos, sino que se puede adaptar y combinar con diferentes metodologías y enfoques según las necesidades y características de cada proyecto.

Tampoco hay que olvidar el PMO (Project Management Office) se refiere a una oficina o departamento encargado de estandarizar y facilitar la gestión de proyectos en una organización. La función principal de un PMO es brindar apoyo y orientación en la implementación de buenas prácticas de gestión de proyectos, así como establecer estándares, procesos y metodologías para asegurar la ejecución efectiva de proyectos.

Lo recopilado hasta aquí es la versión sexta del PMBOK.

Recomiendo leer el siguiente más en el siguiente sitio a modo de introducción: https://medium.com/administrador-de-proyectos/los-47-procesos-del-pmbok-5-sin-tener-que-memorizar-befddee74024

Recuerda que existen certificaciones en el PMBOK y que se van renovando a medida que van generando nuevas versiones.